第十二章  公文立卷工作

    第一节   公文立卷概述

    （1）公文立卷与案卷

    公文立卷，是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

    案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位。

    从四个方面来理解这两个概念：

    1.公文立卷，是将已办理完毕的文件组合成案卷。必须是办理完毕的文件。办理完毕指的是在公文处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。

    2.公文立卷，是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷。必须是有一定查考利用价值的文件。

    3.公文立卷，是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。

    4.通过公文立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

    机关公文处理部门在确定各类不同文件的归卷时间上，应掌握的几点：4点。略。P342

    （2）公文立卷的意义

    1.公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

    2.公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管。

    3.公文立卷，为档案工作奠定了基础。

    第二节   公文立卷工作的组织

    （1）建立和健全文书部门立卷制度

    文书部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

    1.）文书部门立卷制度的确立与推行。（发展过程p347）

    2）文书部门立卷制度的优越性：

    1.坚持文书部门立卷，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。

    2.坚持文书部门立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

    3.坚持文书部门立卷，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。

    4.坚持文书部门立卷，按年度集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

    （2）正确选择立卷地点

    立卷地点的选择，亦即选择立卷环节，是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责立卷的问题。

    1）选择机关公文立卷的地点应考虑的相关因素：

    1.被确定为立卷地点的文书部门要直接经手文件的处理。

    2.对立卷地点所经手处理文件的数量有一定要求。

    3.确定立卷地点时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

    2）各类机关单位对公文立卷地点的正确选择：

    1.对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作。

    2.对于一些中等机关或者大机来说，如驻地比较分散，文件数量又较多，则可以考虑各自确定立卷地点；如驻地比较集中，文件数量不算多，则可以考虑集中在秘书部门进行立卷。

    3.对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

    4要恰当地选择和确定立卷人员。

    （3）明确公文立卷的范围

    文书立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该立卷，哪些不该立卷。

    1）应该立卷的文件材料范围，归纳为：

    1.上级机关的文件材料：4点。P354

    2.本机关的文件材料：10点。P354

    3.同级机关非隶属机关的文件材料；2点。P355

    4.下级机关的文件材料：2点。P355.

    2）不需要立卷归档的文件材料范围：

    7点。P355.

    3）公文立卷的分工。是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。其作用是：是了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

    四种立卷分工情况：P355.

    1.上级党政机关的来文。

    2.本机关的文件。

    3.下级机关的文件。

    4.会议文件。

    第三节    公文立卷的原则和方法

    （1）公文立卷的原则和要求

    1）原则：保持文件之间的历史联系，区公保存价值，便于保管和利用。

    2）三方面要求：

    1.公文立卷必须保持文件之间的历史联系。即文件材料在形成和处理过程中的内部相互间的关系。

    2.公文立卷应当区公文件材料的保存价值。

    3.公文立卷应当使立成的案卷便于保管和利用。

    （2）公文立卷的基本方法

    基本方法：遵循公文立卷的原则与要求。科学地选用公文中某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。

    1）根据文件特征组卷。将有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷；将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。

    公文立卷“六个特征”：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

    1.问题特征。是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、工作性质等具有的共同特点。按问题特征立卷就是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等形成的文件材料，组合在一起进行立卷的方法。4点P364.

    2.时间特征。是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。按时间特征立卷，就是将形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起的立卷方法。10点。P366

    3.名称特征。是指公文文种的名称。按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。P368

    4.作者特征。是指制发文件的机关、单位或个人。按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。注意问题：2点。P368.

    5.地区特征。又称地理特征，是指文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起的立方法。

    6.通讯者特征。是指文件的收发或问答双方。按通讯特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起进行立卷的方法。

    2）“六个特征”在组卷时的灵活运用。

    一个案卷内结合使用多个特征立卷是比较科学的方法。

    3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。

    1.列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。主要包括两部份：

    A.本机制定的属于法规性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，以及有关机构演变、机关领导人任免的文件材料等；

    B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料，以及非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

    2.列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。主要包括两部份：

    A.本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下级机关报送这的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

    B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

    3.列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。主要两部份：

    A.本机关一般事务性材料。如月份工作计划，有参考价值的事务性文件材料，与有关机关协商工作的一般往来文书。

    2.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

    第四节    公文立卷的准备工作

    公文立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要准备：

    一事先编制好立卷类目；二坚持做好平时归卷工作。

    （1）预编立卷类目

    立卷类目也称归卷类目、案卷类目。编制立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。

    立卷类目大体上可分两种：一种是综合的立卷类目，它是指编制一个综合的包括机关各个内部组织机构在内共同使用的立卷类目；另一种是分编的立卷类目，是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而分别编制的立卷类目。

    编制立卷类目由谁来负责进行？

    一般地说，立卷类目应该由各机关文书处理部门会同秘书部门、机关档案室共同研究进行编制或者修订，并经机关秘书部门负责人最后审阅和定稿。

    在编制立卷类目之前，应当注意和研究的几个问题：

    4点。P374

    立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成：

    1.类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。

    文件材料的类别划分有两种方法：

    一是按工作性质分类，如组织类、宣传类、文教类等。

    二是按组织机构分类，直接用各机关或部门的名称作类别名，如宣传部文件、组织部文件等。

    2.条示。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

    拟制条款应当注意两个问题：

    A.应该按照立卷特征来拟制的关条款。

    B.应当照顾到文件的不同保存价值。

    条款的顺序号：又称文书处理号，或简称条款号。

    编号的两种方法：

    一种是按大流水编号，即把一本类目的条款统一编号排序；

    另一种是采用分类流水编号，即分开类别，每类给一个代号。如第一类为“1-1".

    立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，故也叫立卷类目表。

    （2）平时归卷工作

    平时的归卷工作：是指机关的公文立卷人员根据已编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

    做好平时归卷工作的作用：

    一是便于文书人员对办理完毕的文件材料，根据其来龙去脉及时进行收集整理，保证其完整、齐全，使之管理有条不紊，避平时文件分散、零乱，长期堆积和失密、泄密现象的发生，以充分发挥文书部门立卷的优越性。

    二是便于机关、单位的办文部门随时利用，使承办人员乐于将办完文件及时清退给立卷人员，为年终整理归档文件材料打下良好的基础。

    文件的平时归卷，主要有以下几个方面：5点。P378.