第十章    公文处理工作

    第一节   公文处理工作概述

    1）什么是公文处理工作：广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

    广义可以从以下几个方面来理解：

    1.从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。

    2.从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。

    3.从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。

    4.从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

    狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。

    2）公文处理工作的特点：

    1.政治性。是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针、法令法规的贯彻执行。

    2.时限性。是指公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的。

    3.机要性。是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性。

    4.规范性。是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。

    3）公文处理工作的作用：

    公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

    1.助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

    2.纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

    3.查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。

    第二节   公文处理工作的任务与组织

    （1）公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

    基本任务的主要内容包括以下几个方面：

    1.文件的收发、登记和分类；

    2.文件的拟办、批办、承办和催办；

    3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；

    4.会议、汇报、电话的记录和整理；

    5.文件材料的平时归卷、提供借阅与保管；

    6.文件材料的系统整理、编目和归档工作；

    7.处理群众来信；

    8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

    （2）公文处理工作的组织：

    1）公文处理工作的组织机构：

    1.对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。

    2.对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。

    3.对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

    文书处理部门：公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。

    2）公文处理工作的组织领导

    1.从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

    2.从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。其主要职责是：

    A.对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。

    B.总结机关及其所属单位公文处理工作的经驸，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。

    C.设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化需要的公文表格、公文版头，公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。

    D.指导、帮助机关部门专职、兼职文书人员的业务工作。

    E.制定机关公文处理工作规范、规章制度， 并对执行情况进行检查、监督和协调。

    3.从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。

    4.从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责是：

    A.负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理工作事项。

    B.在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益、进行检查、总结，学习先进，发现问题，及时纠正。

    C.拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。

    5.对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责是：

    A.协组机关办公厅（室）在公文立卷、归档等业务方面。对机关各部门的文书工作人员进行帮组和指导。

    B.同机关办公厅（室）以及其他公文处理部门共同制定对本机关的公文处理工作、公文立卷及归档工作等方面的规章制度。

    C.从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

    3）公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说，一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。

    1.公文处理工作组织形式的类型：

    A.集中形式。它是指在一个机关内，除了文件的承办处，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员。

    B.公工形式。它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。其分工又大体有以下两种情况：a.按文件内容和职责分工。b.按公文处理的不同环节分工。

    2.公文处理工作组织形式的选择。

    应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。

    通常要结合考虑以下几种情况：

    A.机关的工作性质、任务和职权范围。

    B.机关内部组织机构设置的层次、数量。

    C.机关收发文件数量的多少。

    D.机关办公驻地是集中还是分散以及距离远近。

    E.机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等。

    小机关适用：集中形式。

    中等机关：视情况而定。

    大机关采用：分工处理的形式。

    第三节       公文处理工作的原则与要求

    1）公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文要求和公文处理规定进行的原则。

    2）公文处理工作的具体要求：

    1.公文处理必须准确、周密、确保质量。

    2.公文处理必须及时、迅速、注重时效。

    3.公文处理必须做到安全可靠，确保机密。

    4.公文处理必须加强集中统一管理。

    5.公文处理必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。

    6.精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。